PME : un intranet peut vous être (très) utile !

Quel est l’intérêt d’un espace intranet, et pourquoi est-ce aussi indispensable pour les PME ?

Au départ, un Intranet est un réseau informatique qui utilise les mêmes services que ceux utilisés sur Internet, mais accessibles uniquement aux membres de l’entreprise. Chaque collaborateur possède des identifiants de connexion et peut accéder ainsi à l’ensemble des services préconisés par l’entreprise.

L’une des forces de notre agence est la réactivité et c’est en partie grâce à notre organisation Intranet/Cloud. Pour exemple, voici quelques fonctionnalités intéressantes :

• Fichier clients : notre base de clients est disponible et visible pour l’ensemble de la société depuis l’Intranet. Dès qu’un nouveau client nous rejoint, un membre de l’équipe l’ajoute, et l’ensemble de ses informations sont disponibles pour l’ensemble de nos collaborateurs.
• Comptabilité : chaque collaborateur peut consulter depuis n’importe quel ordinateur (au travail ou depuis chez lui) l’ensemble des devis d’un client et consulter l’historique de ses projets.
• Time planning : pour permettre un suivi heure après heure des prestations apportées à nos clients, nous complétons les heures facturables directement dans notre Intranet. Ces heures peuvent ensuite être consultables par nos clients dans un espace Extranet.

Nous mixons ceci avec un cloud pour la bureautique (Google Suite) : créer / consulter / travailler collectivement sur des documents Word, Excel, etc. L’ensemble des données sont stockées en ligne. Nous ajoutons un service de stockage en ligne (Dropbox par exemple), qui permettra de partager et stocker l’ensemble des dossiers client. A l’agence, on ne stock rien sur nos postes : aucun risque de vol ou de perte.

Chez Peexeo (moins de 10 collaborateurs), nous avons développé notre propre Intranet. L’ensemble de nos outils sont regroupés sur cet espace : gestion de projets, comptabilité, gestion clients, etc. Ceci apporte une réelle valeur ajoutée pour nos clients, et un gain en productivité et en réactivité.

L’organisation Cloud chez Peexeo :

• Google Suite : suite bureautique (Word, Excel, Gmail…) dans le cloud
• Dropbox : stockage des fichiers clients dans le cloud…
• Intranet développé par l’agence : comptabilité, fonctionnalités sur mesure…
• Facebook Workplace (Facebook, pour l’entreprise) : réseau social interne, chat en ligne, communication interne..

L’évolution 2.0

L’évolution d’Internet vers un web 2.0 a amené les internautes à interagir et à collaborer. On retrouve également ces transformations au sein de l’entreprise en lien avec les mutations et innovations technologiques qui favorisent les échanges.

L’Intranet a naturellement beaucoup évolué, on est passé à un Intranet 2.0 plus communément appelé plate-forme collaborative qui favorise l’humain pour optimiser les performances. On utilise également la notion de réseaux sociaux d’entreprise (RSE) en “un Facebook d’entreprise”.

Aujourd’hui le passage à un intranet plus collaboratif semble indispensable pour une entreprise ambitieuse. Dans le terme collaboratif, j’entends le partage de documents, la capitalisation des savoirs…

A tout cela on peut ajouter une couche sociale, à savoir, renseigner un profil, mettre en relation les collaborateurs et on obtient alors un véritable un réseau social d’entreprise. Tout ceci, indispensable dans les organisations de plus de 50 personnes.

Lors d’une conférence de presse consacré aux innovations, Thierry Breton, PDG d’ATOS et ancien ministre de l’économie à déclaré “zéro mail en interne en trois ans”.

Pour quelles fonctionnalités ?

Nous avons au cours de ces dernières années assisté à une véritable transformation de l’Intranet avec des fonctionnalité totalement nouvelles.
Il nous semblait important de vous exposer quelques unes des fonctionnalités d’un Intranet, et l’amélioration des performances quelles pourraient engendrer au sein de votre entreprise :

• La gestion de projets : l’Intranet permet d’analyser un projet, d’estimer le temps passé par tâches, de connaître l’état d’avancement du projet, les plannings et le compte rendu des réunions. Avec des collaborateurs de plus en plus mobile, avoir accès à ces informations à distance et ce depuis n’importe quelles plates-formes est indispensable.
• La gestion des connaissances (ou knowledge management) : dans ce cas là l’Intranet permet l’organisation du savoir, la capitalisation des connaissances entre tous les collaborateurs. Cela permet de valoriser le savoir faire de chacun.
• Une base documentaire : l’Intranet sert de base documentaire à l’entreprise, en centralisant et gérant tous les documents d’une entreprise (notes de frais, factures…) et en les mettant à la disposition des collaborateurs de l’entreprise. Cela permet notamment de limiter l’édition des dits documents, de palier à toutes pertes coïncidant à un éventuel incident (une fonction importante du cloud bureautique est l’édition communautaire [comprendre l’édition d’un document à plusieurs personnes à la fois], et de gérer le versionning [pouvoir revenir à une version antérieure]).
• Une communication accrue : votre Intranet permettra également de fédérer toutes les parties prenantes de votre structure en favorisant la communication interne. Au delà de communication on peut parler de véritable collaboration, d’échanger sur un point de vue, sur un sujet.

L’Intranet moderne offre donc diverses fonctionnalités qui reprennent celles de l’Intranet 1.0 auxquelles s’ajoutent des fonctionnalités du web 2.0. L’important, c’est de bien intégrer le fait que l’on tend de plus en plus vers des plateformes collaboratives ou RSE, avec une fonction sociale très importante.

Répondre aux problématiques de vos collaborateurs, apporter une valeur ajoutée pour vos clients

Les espaces Intranet ou RSE ne sont pas uniquement destinés aux grandes entreprises. D’abord parce qu’une entreprise quelque soit sa taille répond à des besoins généraux qui sont identiques.  Chaque structure peut et se doit d’utiliser un outil collaboratif. Bien évidemment, les fonctionnalités seront différentes en fonction du nombre de collaborateurs, et orientées vers les réels besoins d’une entreprise.

• Pour une TPE / PME on oriente l’intranet collaboratif vers le partage de documents, le travail de concert entre les collaborateurs.
• Pour un grand compte, la mise en relation des collaborateurs est primordiale. Et la fonction sociale sera d’autant plus importante si l’entreprise possède plusieurs locaux.

Success story

Wooby : l’intranet de Bouygues télécom

L’intranet de l’opérateur téléphonique français à été élu l’un des 10 meilleurs intranet mondiaux par la société Américaine de conseil Nielsen Norman Group. Wooby network est un intranet collaboratif qui s’inscrit dans une démarche volontariste. Il permet aux utilisateurs de renseigner un profil (fonction sociale). Chacun peut également personnaliser son portail, grâce à un certains nombres de widgets, ce qui apporte un coté ludique très intéressant.

Google Suite : partage de bureautique utilisé par PriceMinister

Gmail par Google Suite

Vous êtes encore sous Outlook ? Oops. Un logiciel à installer, des mises à jour à faire, des emails parfois sur ordinateur mais pas sur mobile… beaucoup de contraintes !
Notre agence est utilisatrice de Gmail (de Google Suite) pour les professionnels (le Gmail que vous connaissez mais avec notre logo, et des outils supplémentaires). L’intérêt ? Tout est en ligne, aucun logiciel de nécessaire, et une portabilité sur Mobile et Tablette. Le coût associé est aussi très faible.

Vous êtes intéressé ou avez des questions ?

Notre agence est revendeur Google Suite, n’hésitez pas à nous contacter pour auditer vos installations ou migrer sur Google Suite.